• Introduction
• Domaine 1 : Gouvernance
• Domaine 2 : Ressources
• Domaine 3 : Partenaire du système
• Domaine 4 : Gestion de l'information
• Domaine 5 : Politiques réglementaires
  
• Domaine 6 : Aptitude à la pratique
• Mesure, rapport et amélioration
  

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Introduction

L'autocontrôle des professions relevant du domaine de la santé en Ontario

En Ontario, le mode principal de contrôle des professions relevant du domaine de la santé s’appuie sur un modèle d’autoréglementation. La Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR) établit 26 ordres chargés de la réglementation des professions de la santé (ordres) qui régissent 28 professions dans l’intérêt public. En vertu de la LPSR et des lois propres aux professions, les ordres sont chargés de veiller à ce que leurs professions respectives fournissent des services de santé d’une manière sûre, professionnelle et éthique. Pour pouvoir exercer en Ontario, les professionnels de la santé réglementés doivent être inscrits auprès d’un ordre.

Au cœur de leur mandat, les ordres veillent à ce que leurs membres inscrits soient compétents, qualifiés pour exercer, maintiennent leur compétence, respectent les normes de pratique et soient sanctionnés, le cas échéant. Les ordres présentent leurs propres caractéristiques, non seulement en termes de taille et de ressources, mais aussi quant à leurs champs d’activité et les actes que les inscrits sont habilités à accomplir.

Structurés comme des sociétés, les ordres ont des conseils qui fonctionnent comme un conseil d’administration. Les conseils de l’ordre sont composés de membres de la profession, élus par leurs pairs, et de profanes qui sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil. Le conseil est composé à 51 % de membres professionnels et à 49 % de représentants du public nommés. Les conseils se réunissent tous les trimestres et les réunions sont ouvertes au public.

Chaque conseil nomme un registraire. Cet employé de l’ordre fait office de chef de la direction. Le registraire remplit les fonctions statutaires décrites dans la LPSR tout en étant responsable de la gestion des opérations et de la supervision du personnel de l’ordre.

Financièrement indépendants du gouvernement, les ordres sont financés par les cotisations perçues auprès de leurs membres.

Qu’est-ce que le cadre de mesure du rendement des ordres?

Le cadre de mesure du rendement des ordres (CMRO) a été élaboré en collaboration par le Ministère, les ordres de réglementation de la santé, des membres du public et des experts en la matière. Il vise à renforcer la responsabilisation et la surveillance des ordres de réglementation de la santé de l’Ontario en fournissant des informations publiées qui sont transparentes, cohérentes et harmonisées pour les 26 organismes de réglementation. L’établissement de rapports sur le rendement à partir d’un ensemble normalisé de mesures permet également aux ordres de réglementation de la santé de l’Ontario d’améliorer continuellement leur rendement depuis les pratiques louables identifiées parmi leurs pairs.

Les ordres rendent également compte spécifiquement de leurs processus d’inscription par le biais d’un rapport annuel sur les pratiques d’inscription équitables soumis au Bureau du commissaire à l’équité ¹. En outre, les ordres sont tenus par la législation de publier des rapports annuels qui mettent en évidence leurs activités au cours de l’année précédente. La seule information obligatoire qui doit être incluse dans le rapport annuel est un état financier vérifié; le contenu des rapports varie d’un ordre à l’autre. Le CMRO se distingue de ces rapports, offrant une vue d’ensemble de la gouvernance et des opérations des ordres.

Le CMRO comprend les éléments suivants :

• Domaines de mesure : attributs essentiels d’un excellent organisme de réglementation de la santé en Ontario.
• Normes : activités axées sur le rendement censé être réalisé par un ordre et par rapport auxquelles il sera mesuré.
• Mesures : exigences plus particulières pour démontrer comment un ordre atteint une norme et en permettre l’évaluation.
• Preuve : décisions, activités, processus ou résultats quantifiables utilisés pour démontrer et évaluer la réalisation d’une norme par un ordre.
• Mesures contextuelles : rapport de données statistiques qui fournira un contexte sur le rendement d’un ordre comparativement à une norme.
• Activités d’amélioration planifiées : initiatives qu’un ordre s’engage à mettre en œuvre au cours de la prochaine période de rapport afin d’améliorer son rendement par rapport à une ou plusieurs normes, le cas échéant.

Le CMRO comporte sept domaines de mesure qui contribuent à ce que l’ordre serve et protège efficacement l’intérêt public. Les domaines de mesure concernent la gouvernance, les ressources, les partenaires du système, la gestion de l’information, les politiques de réglementation, l’aptitude à la pratique, la mesure, le rapport et l’amélioration. Les ordres établissent un rapport depuis 2020. Au cours des premiers cycles de rapport, le rendement réglementaire d’un ordre ne sera ni évalué ni classé.

Chaque ordre a publié son outil de rapport CMRO 2020 sur son site Web.

Qu’est-ce que le rapport sommaire du Ministère?

Ce rapport sommaire (rapport) fournit un aperçu du système des résultats autodéclarés par les 26 ordres, organisés par domaines de mesure. Le rapport met en évidence certaines pratiques louables des ordres, les domaines dans lesquels ils obtiennent collectivement de bons résultats, les domaines potentiels d’amélioration du système et les divers engagements pris par les ordres pour améliorer leur rendement.

Les pratiques louables incluses dans ce rapport ont été identifiées par un groupe de travail composé de représentants des ordres, du public et d’experts en mesure du rendement. Aux fins du présent rapport, une pratique louable s’entend d’un système, d’un outil ou d’une méthode visant à améliorer une pratique réglementaire. Le groupe de travail a examiné les 26 rapports en fonction de critères de sélection pour déceler 52 pratiques louables dans tous les domaines de mesure. Les critères de sélection ont pris en compte les éléments suivants :

• L’importance de réglementer dans l’intérêt public;
• La flexibilité et l’adaptabilité de la pratique louable;
• L’efficacité et l’applicabilité à tous les ordres de réglementation de la santé;
• L’efficacité de la pratique.

Ce rapport met en exergue les six pratiques les plus louables identifiées par le groupe de travail. Les sections du rapport consacrées à la force collective identifieront également les pratiques notables pour lesquelles les ordres ont déclaré avoir obtenu de bons résultats.

Principales observations du CMRO 2020

Le Ministère souhaite remercier les ordres pour les efforts considérables qu’ils ont dû déployer pour remplir l’outil de déclaration CMRO, de surcroît dans le contexte de la pandémie de COVID-19 qui a entravé les activités des ordres en 2020. De nombreux ordres ont dû réaffecter des ressources pour aider les professionnels de la santé à fournir des soins sûrs, compétents et éthiques à leurs patients tout au long de la pandémie. Le Ministère est conscient que certaines informations rapportées dans le contexte de pandémie peuvent différer de celles informations des précédentes années.

Chacun des 26 ordres de réglementation de la santé de l’Ontario a rédigé et affiché son rapport sur son site Web. Collectivement, ils ont fait preuve d’un engagement ferme en faveur de la transparence concernant leur mode de fonctionnement et de prise de décision, et de l’amélioration de leur rendement.

à l’échelle du système, les ordres :

• se sont engagés à renforcer et à moderniser les structures de gouvernance, afin de s’assurer que leurs conseils et comités disposent des connaissances et des compétences nécessaires pour les guider stratégiquement et pour veiller à ce qu’ils remplissent leur mandat d’intérêt public;
• ont affiché de solides rendements liés à l’administration de leurs processus d’inscription, de plaintes et de discipline, ainsi que ceux liés à la fourniture de conseils aux professions qu’ils réglementent;
• ont mis en œuvre des processus et des politiques visant à protéger les informations qu’ils recueillent contre toute divulgation non autorisée.

Le Ministère tient à féliciter les ordres pour leurs efforts de collaboration en tant que partenaires du système de santé au sens large, favorisant ainsi la réponse aux attentes en matière de pratique dans l’ensemble du système de santé, notamment l’évolution des attentes du public en temps opportun.

Les domaines potentiels d’amélioration du système concernent la façon dont les ordres mesurent leur rendement et utilisent ces informations pour mieux assurer la protection du public. En continuant à s’appuyer sur les travaux importants en cours pour moderniser la gouvernance, les ordres pourront assurer la cohérence, notamment en termes de sélection des membres du conseil basée sur les compétences, de communication transparente et accessible sur les conflits d’intérêts et de prise en compte de l’intérêt public dans les décisions du Conseil. La formalisation de politiques et de processus pour l’examen et l’élaboration de directives à l’intention des inscrits favorisera également la prestation de soins de qualité. De plus, l’intégration d’une « réglementation juste » dans l’administration des programmes d’assurance qualité et de leurs processus de plaintes et de discipline contribuera à garantir que les organismes de réglementation utilisent des processus efficaces et performants qui sont proportionnels au niveau de risque pour le public. Enfin, des liens plus clairs entre le budget d’un ordre et les actions/réalisations de son plan stratégique pourraient favoriser la transparence, et des politiques officielles concernant les réserves financières assureront la durabilité de l’ordre.

Au cours des premiers cycles de rapport, le rendement réglementaire d’un ordre ne sera ni évalué ni classé. Le CMRO permettant d’aboutir à l’évaluation de l’excellence réglementaire, les futurs cycles de rapport des ordres seront évalués et notés en fonction de critères de rendement établis. Les données de base qui sont recueillies au cours des premiers cycles de rapport seront utilisées pour établir des points de référence. Le Ministère attend avec impatience de recevoir les rapports 2021 des ordres en mars 2022.

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Domaine 1 : Gouvernance

Une gouvernance efficace s’avère essentielle pour qu’un ordre puisse remplir son mandat d’intérêt public. Le conseil d’un ordre et ses comités statutaires sont chargés de déterminer son orientation stratégique et d’en assurer la stabilité financière globale. En outre, les membres du conseil et des comités statutaires doivent détenir les connaissances et les compétences requises pour apporter des contributions éclairées en vue d’une surveillance efficace.

Pratiques louables

Le groupe de travail a repéré deux pratiques louables qui sont incluses dans le rapport.

• S’assurer que les membres du conseil et des comités statutaires possèdent les connaissances, les compétences et le jugement nécessaires pour remplir efficacement leurs obligations fiduciaires.
• La compétence des membres du conseil et des comités constitue un élément essentiel de toute organisation hautement efficace. Pour les ordres, elle garantit que les questions d’intérêt public soumises au conseil sont examinées par des personnes qui détiennent les connaissances et les compétences nécessaires afin d’offrir les meilleures solutions au public.
• L’Ordre royal des chirurgiens dentistes de l’Ontario (ORCDO) a établi un ensemble de compétences, sur lesquelles sont évalués par un comité indépendant les professionnels de santé souhaitant siéger à ses conseil et comités statutaires. En outre, ces personnes doivent suivre un cours d’admissibilité et réussir une évaluation en 21 questions, puis suivre une orientation pour les personnes élues au conseil ou nommées aux comités.
• Pour le groupe de travail, ce modèle améliore la prise de décision.
• Communiquer de manière transparente la justification de l’intérêt public et les preuves à l’appui des décisions du conseil.
• Le conseil et les comités sont censés prendre des décisions dans l’intérêt public, sans être influencés par des intérêts professionnels ou autres.
• Les documents relatifs aux réunions du conseil de l’Ordre des sages-femmes de l’Ontario, accessibles au public sur son site Web, indiquent clairement la justification de l’intérêt public et les preuves à l’appui de chaque sujet présenté au conseil. En outre, les sujets sont accompagnés d’une étude d’impact réglementaire qui identifie les risques et évalue les impacts potentiels et les options réglementaires pour atténuer ces risques.
• Pour le groupe de travail, cette pratique favorise la transparence des processus décisionnels de l’ordre, et les décisions répondent clairement à l’intérêt public.

Forces collectives

En 2014, l’Ordre des infirmières et infirmiers de l’Ontario (OIIO) a entrepris un examen approfondi de tous les aspects de sa gouvernance. En 2016, il a publié sa vision de la gouvernance dans un rapport intitulé « Rapport final : une vision pour l’avenir ». Depuis lors, de nombreux ordres ont consacré temps et ressources au renforcement de leurs structures de gouvernance. Par exemple, le groupe de travail a relevé des pratiques notables de la part de l’Ordre des pharmaciens de l’Ontario, de l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario, de l’Ordre des technologues en radiation médicale et en imagerie de l’Ontario, de l’Ordre des infirmières et infirmiers de l’Ontario et de l’Ordre royal des chirurgiens-dentistes de l’Ontario, qui ont pris des mesures pour moderniser et améliorer leurs structures de gouvernance.

Tous les ordres ont déclaré avoir entrepris la modernisation de la gouvernance, notamment en développant et en mettant en œuvre des compétences de base pour les membres du conseil et des comités, en renforçant la formation et l’orientation des membres du conseil et des comités, et en évaluant l’efficacité des réunions du conseil et du conseil lui-même.

Les ordres ont collectivement inscrit de bons rendements en matière de communication transparente de leurs plans ou objectifs stratégiques, ainsi que de leurs politiques et procédures concernant la conduite du conseil et les conflits d’intérêts. La majorité des ordres a également indiqué fournir des informations sur les réunions du conseil et les audiences disciplinaires en temps opportun.

Amélioration du système

Même si de nombreuses pratiques louables ont été identifiées dans ce domaine, il est encore possible de promouvoir la cohérence et des structures de gouvernance améliorée dans tous les ordres. Le groupe de travail a noté que la pratique louable concernant les compétences des conseils et des comités est adaptable et pourrait être étendue à la plupart des ordres, sinon à tous.

De plus, l’examen des rapports des ordres par le Ministère a révélé que leur processus pour identifier, contrôler et rendre publiques les déclarations de conflits d’intérêts pourrait être renforcé. Les processus relatifs aux conflits d’intérêts pourraient bénéficier d’un travail continu pour accroître la transparence et l’accessibilité de ces informations dans l’ensemble du système des organismes de réglementation.

Enfin, l’examen mentionne aussi que les ordres peuvent poursuivre leurs efforts afin de renforcer les méthodes visant à :

• communiquer clairement comment les décisions du conseil reflètent l’intérêt public;
• fournir des mises à jour sur le processus de mise en œuvre des décisions du conseil par l’ordre;
• relever les activités ou les projets qui soutiennent son plan stratégique et la manière dont ils sont liés au plan financier et au budget de l’ordre.

Engagements des ordres en matière d’amélioration

Les ordres se sont engagés à s’améliorer dans les domaines suivants :

• Mise en œuvre des compétences pour les membres professionnels du conseil et du comité;
• évaluation des réunions du conseil et du conseil lui-même, y compris une évaluation par un tiers au moins tous les trois ans;
• Identification transparente de la justification de l’intérêt public dans les documents des réunions du conseil;
• Communication transparente et accessible des déclarations de conflits d’intérêts des membres du conseil.

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Domaine 2 : Ressources

Pour qu’un ordre soit en mesure de remplir ses objectifs statutaires et son mandat réglementaire, maintenant et à l’avenir, il doit planifier et gérer efficacement ses ressources financières et humaines. Il est important de démontrer que des politiques de gestion financière appropriées sont en place et suivies, y compris un plan pour répondre aux demandes financières imprévues. En outre, le CMRO demande aux ordres de démontrer la complémentarité de leur plan stratégique et de leur budget. Enfin, compte tenu de l’importance capitale que revêt le personnel pour le fonctionnement efficace des ordres, il leur est demandé d’expliquer leur politique de rétention maintenant et pour l’avenir.

Forces collectives

La majorité des ordres a indiqué que leur plan stratégique était chiffré et que les ressources étaient réparties en conséquence. Les preuves les plus fréquemment fournies comprenaient une copie du budget de l’ordre ainsi que la confirmation de la prise en compte du plan stratégique dans le processus annuel de planification budgétaire.

Bien qu’aucune des pratiques les plus louables identifiées par le groupe de travail dans ce domaine ne soit incluse dans le présent rapport, le groupe de travail a souligné une pratique remarquable de l’Ordre des massothérapeutes de l’Ontario (OMO) liée aux processus de perfectionnement professionnel du personnel de l’ordre. L’OMO a déclaré utiliser un système de gestion de l’apprentissage interne pour s’assurer des compétences de son personnel. Le système de gestion de l’apprentissage de l’OMO offre à l’ensemble du personnel un programme d’apprentissage encadré et autodirigé sur des sujets liés à l’administration et à la gestion afin d’assurer le développement des compétences et le développement d’une culture de leadership partagée. Le groupe de travail a noté le rôle crucial des ressources humaines pour les opérations quotidiennes et l’importance de la gestion de la main-d’œuvre d’une organisation pour soutenir son succès.

Amélioration du système

Les résultats déclarés par les ordres ont permis de déceler deux domaines principaux de croissance continue liés aux réserves financières et au soutien d’une main-d’œuvre durable.

De nombreux ordres ont indiqué avoir alloué des réserves financières dans le cadre du processus de planification budgétaire et obtenu l’approbation du montant des réserves par un vérificateur externe. Il est possible de renforcer la transparence de ces processus et d’améliorer la cohérence entre les ordres en encourageant l’élaboration et la mise en œuvre de politiques officielles en matière de réserves financières. Les politiques devraient identifier le montant des réserves financières que l’ordre devrait détenir et leurs critères d’utilisation.

En outre, de nombreux ordres ont indiqué avoir obtenu l’approbation par le conseil des ressources en personnel par le biais de la planification budgétaire. Cependant, peu d’ordres ont fourni des détails sur le rôle du conseil dans la mise en place d’un processus formel d’apprentissage et de développement professionnel pour le personnel et de planification de la relève pour les cadres supérieurs.

Enfin, des liens plus clairs entre le budget d’un ordre et les actions/réalisations du plan stratégique pourraient contribuer à accroître la transparence.

Engagements des ordres en matière d’amélioration

Les ordres se sont engagés à s’améliorer dans les domaines suivants :

• élaboration de politiques officielles en matière de fonds de réserve qui sont validées par un vérificateur financier;
• Mise en place de fonds de réserve solides;
• élaboration de politiques et de processus pour aborder la planification de la relève;
• Consultation entre ordres pour découvrir les meilleures pratiques en matière de planification des ressources humaines.

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Domaine 3 : Partenaire du système

Les ordres figurent parmi les nombreux acteurs qui supervisent la main-d’œuvre réglementée du secteur de la santé en Ontario. En s’associant à d’autres ordres de réglementation de la santé et à des partenaires du système, tels que des hôpitaux et des établissements d’enseignement, un ordre peut :

• harmoniser les attentes en matière de pratique dans les différents contextes et professions (le cas échéant);
• aborder les problèmes de manière proactive;
• soutenir l’amélioration continue de la qualité des soins.

Pour répondre efficacement à l’évolution des attentes du public, un ordre doit être informé par le système de santé au sens large, y compris les patients et leurs familles, et s’associer à lui.

Pratiques louables

Le groupe de travail a repéré trois pratiques louables qui sont incluses dans le rapport.

• Répondre à l’évolution des attentes du public.
• Les activités réglementaires d’un ordre doivent suivre l’évolution des attentes du public, des besoins de la population en matière de santé et des modèles de soins, ainsi que l’évolution des preuves cliniques et des progrès technologiques.
• L’Ordre des audiologistes et des orthophonistes de l’Ontario (OAOO) a mis en œuvre plusieurs initiatives en réponse à l’évolution des attentes du public. Il s’agit notamment des campagnes « Trust Matters » et « Patient Rights », qui visent à renforcer la confiance et la sensibilisation du public lorsqu’il reçoit des soins d’un professionnel de l’OAOO, ainsi que le développement d’une stratégie interne de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI) et le lancement d’un groupe de travail sur le racisme anti-PANDC avec d’autres partenaires réglementaires afin d’influencer une approche anti-PANDC plus large dans tous les ordres. Diversifiée, la stratégie de l’OAOO comprend une page Web dédiée, la nomination d’un responsable de la DEI, une formation pour l’ensemble du conseil et du personnel, et un forum électronique pour les inscrits.
• Le groupe de travail estime cette pratique louable essentielle au mandat d’intérêt public des ordres.
• établir des indicateurs de qualité axés sur le système pour la profession.
• La collaboration avec les partenaires du système permet aux ordres d’être sensibles à l’évolution des besoins des patients et du système et confère un impact positif sur la capacité d’un ordre à planifier l’avenir.
• En 2018, l’Ordre des pharmaciens de l’Ontario (OCP), en partenariat avec Santé Ontario (Qualité), a commencé à élaborer des indicateurs de qualité pour la profession qui s’harmonisent avec ceux du système de santé de l’Ontario. L’objectif de ce travail vise à se concentrer sur les impacts des soins de santé à l’égard des résultats des patients et du système et de fournir au public et aux parties prenantes une image plus claire de la qualité globale des soins fournis par les pharmaciens. Des partenaires de l’ensemble du système de santé ont été engagés, notamment des universitaires, le ministère de la Santé, des médecins, des inscrits à l’OCP, des associations professionnelles, des experts en données et en analyse, et des patients.
• Le groupe de travail a noté que la collaboration et le développement de partenariats bien définis peuvent produire des résultats positifs en termes de protection du public et de planification du système de santé.
• Outil de notification sur le registre public.
• En s’engageant dans une collaboration avec les partenaires du système, les ordres peuvent identifier les initiatives qui soutiennent l’amélioration continue des rendements et répondent à l’évolution des attentes du public.
• L’Ordre des hygiénistes dentaires de l’Ontario a mis en place un outil de notification qui permettra à un membre du public ou à un employeur de s’inscrire pour recevoir des avis sur les changements apportés aux renseignements affichés dans le registre pour des hygiénistes dentaires en particulier. Cette initiative a été lancée à la suite d’une collaboration avec le public par l’intermédiaire d’un groupe consultatif de citoyens (GCC), qui a exprimé son intérêt de trouver des informations à jour sur son praticien. Le GCC a noté que l’information sur un site Web n’était à jour que le jour de l’accès au registre. L’ordre a développé une vidéo qui fournit des informations sur cet outil et son mode d’utilisation. Les notifications sont envoyées par courriel et comprennent des modifications des informations relatives au statut d’inscription et à la conduite d’un déclarant.
• Le groupe de travail a noté que cet ordre était le premier organisme de réglementation en Ontario à recourir à cette pratique louable, laquelle améliore la transparence et la communication au public, en temps opportun, des renseignements sur les inscrits.

Forces collectives

Les ordres ont fourni divers exemples de la façon dont ils collaborent avec les partenaires du système pour améliorer l’harmonisation des attentes en matière de pratique et pour répondre à l’évolution des attentes du public. De nombreux ordres ont identifié des stratégies d’engagement des parties prenantes, vastes et ciblées, afin de répondre en temps utile à l’évolution des besoins du système et du public.

Tout au long de la pandémie de COVID-19, les ordres de réglementation de la santé de l’Ontario ont travaillé pour s’assurer que les professionnels de la santé réglementés disposent des informations nécessaires pour fournir des soins compétents et sûrs pendant la pandémie. L’effort de collaboration pour créer des directives de retour sur les pratiques entre l’Ordre des kinésiologues de l’Ontario, l’Ordre des ergothérapeutes de l’Ontario, l’Ordre des massothérapeutes de l’Ontario et l’Ordre des physiothérapeutes de l’Ontario représente une pratique notable identifiée par le groupe de travail, qui en a également identifié une au sein de l’Ordre des opticiens de l’Ontario.

L’ordre travaille en collaboration avec plusieurs homologues pour mettre en commun des ressources liées à l’approvisionnement et aux services partagés de collecte et d’analyse de données afin d’aider les ordres de petite et moyenne taille à relever des défis.

Enfin, le groupe de travail a identifié les pratiques notables de l’Ordre des infirmières et infirmiers de l’Ontario (OIIO) en matière de sécurité publique. L’OIIO a travaillé à la mise en œuvre des recommandations de l’Enquête publique sur la sécurité des résidents des foyers de soins de longue durée de 2018, en élaborant et en partageant de multiples ressources sur la prévention des préjudices intentionnels aux patients, qui sont pertinentes pour tous les professionnels de santé réglementés. En outre, l’OIIO collabore à la création d’une base de données nationale permettant de partager les informations relatives à l’enregistrement des infirmières et aux mesures disciplinaires. Elle permettra un partage proactif d’informations sur les infirmières entre les juridictions et renforcera la sécurité publique à une époque où la mobilité de la main-d’œuvre augmente.

Amélioration du système

Les ordres sont encouragés à continuer à s’appuyer sur les partenariats de système qu’ils ont établis et à utiliser les exemples rapportés par d’autres organismes de réglementation pour cerner de nouvelles occasions pertinentes.

Le groupe de travail a noté que les pratiques louables cernées ci-dessus sont applicables à tous les ordres. Le groupe de travail a également souligné que les ressources et les outils nécessaires aux patients sont bien définis sur le site Web de l’OAOO afin de faciliter l’adaptation et la mise en œuvre dans d’autres ordres. En outre, les ordres sont incités à poursuivre la recherche de moyens permettant d’intégrer les perspectives et les commentaires des patients et du public dans leur travail.

Engagements des ordres en matière d’amélioration

Le domaine des partenaires du système ne demandait pas aux ordres de fournir des preuves particulières pour démontrer comment ils répondaient à une norme, étant donné que chaque ordre interagit avec le système de santé différemment selon la profession qu’il réglemente. De nombreux ordres ont fourni des informations sur des projets qui étaient en cours de réalisation. Lorsqu’un ordre a partagé un exemple de travail en cours, il lui a été demandé de faire le point sur ses progrès dans les prochains rapports.

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Domaine 4 : Gestion de l'information

Les ordres recueillent et détiennent des informations confidentielles qui doivent être conservées en toute sécurité et utilisées de manière appropriée dans le cadre de l’administration de leurs activités réglementaires et de leurs obligations et objectifs législatifs. Les ordres doivent s’assurer qu’ils ont mis en place des politiques et des processus pour régir la collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection des informations de nature personnelle (santé et autres) ou sensible.

Forces collectives

La majorité des ordres a déclaré avoir des politiques et des processus pour régir la collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection des informations sensibles. Les ordres ont recouru à diverses méthodes pour y parvenir, notamment l’utilisation de codes de confidentialité, des engagements de confidentialité signés par le personnel, des politiques de protection des données pour les informations collectées par le biais de sites Web, ainsi que la conservation et la sauvegarde des données. La majorité des ordres a fait remarquer que les données étaient divulguées conformément aux exigences énoncées dans la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR) et que le contenu se limitait aux renseignements affichés dans le registre public.

Le groupe de travail a noté que l’Ordre royal des chirurgiens dentistes de l’Ontario (ORCDO) avait une pratique remarquable en ce qui concerne la mise en œuvre d’une série de politiques de protection de la vie privée et de confidentialité visant à assurer le respect des obligations légales de l’ordre. Ces politiques mettent l’accent sur la sécurité de l’information, l’utilisation acceptable des systèmes et des services connexes, la gestion des dossiers et la conduite des médias sociaux sur le lieu de travail. L’ordre offre également au personnel une formation de sensibilisation à la sécurité des technologies de l’information (TI) et une planification de l’éventualité d’une violation de la sécurité des TI. Enfin, l’ORCDO a désigné un responsable de la protection de la vie privée qui consulte le personnel au sujet de la gestion et de la divulgation des informations confidentielles et privées.

Amélioration du système

La divulgation d’informations par les ordres, dans le cadre juridique existant, est perfectible. étant donné que les ordres ne sont pas soumis à la législation sur la protection de la vie privée, il est important qu’ils disposent de politiques et de processus formels et transparents régissant la divulgation de l’information, notamment l’élaboration de critères de divulgation et d’actions en réponse à une divulgation non autorisée. L’élaboration de politiques officielles solides concernant la divulgation d’informations s’avère importante pour soutenir la responsabilité publique.

Engagements des ordres en matière d’amélioration

Les ordres se sont engagés à s’améliorer dans les domaines suivants :

• élaboration et mise en œuvre de politiques et de processus officiels liés à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la divulgation des données lorsque les ordres ont fait état de politiques et de processus informels;
• élaboration et mise en œuvre de politiques et de processus officiels pour gérer toute divulgation non autorisée d’informations confidentielles ou privées;
• Processus de collecte régulière de statistiques concernant toute divulgation non autorisée afin de permettre l’identification de schémas pouvant être utilisés pour prévenir de nouveaux incidents dans la mesure du possible.

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Domaine 5 : Politiques réglementaires

Les ordres sont tenus d’élaborer et de maintenir des attentes en matière de pratique pour les personnes inscrites, afin que le public et les patients connaissent les comportements du professionnel de la santé réglementée qui leur prodiguera des soins de haute qualité. Afin de maintenir les attentes actuelles et à jour, les ordres doivent pouvoir compter sur un processus leur permettant d’identifier quand les normes de pratique, les politiques ou les directives doivent être mises à jour ou quand de nouvelles orientations sont nécessaires. Lors de la mise à jour des attentes, les ordres doivent tenir compte des preuves pertinentes, de l’évolution des attentes du public, des risques pour le public et de l’harmonisation avec d’autres professions relevant du domaine de la santé pertinentes. Ce processus doit intégrer le retour d’information des parties prenantes concernées, y compris les patients et leurs familles.

Forces collectives

Tous les ordres ont déclaré surveiller régulièrement l’environnement sanitaire et réglementaire général afin d’évaluer la nécessité de développer ou de réviser leurs politiques, leurs normes de pratique et leurs directives de pratique. En outre, la majorité des ordres a déclaré utiliser une variété de sources de données probantes pour informer le développement et la révision des directives sur les pratiques.

Le groupe de travail a identifié le processus d’élaboration de politiques fondé sur des principes de l’Ordre des sages-femmes de l’Ontario (OSO) comme une pratique remarquable. L’OSO utilise un processus rigoureux et structuré pour l’élaboration et la révision des directives, qui repose sur les principes d’une bonne réglementation, lequel permet de garantir que :

1. la réglementation est proportionnelle au risque de préjudice géré;
2. la réglementation est fondée sur des preuves et reflète les meilleures pratiques actuelles;
3. un engagement régulier et ciblé est pris avec les organisations partenaires, les sages-femmes et le public tout au long du processus d’élaboration des politiques.

Le processus vise à encourager l’utilisation d’outils réglementaires pour atténuer les risques uniquement lorsque les autres options non réglementaires ne permettent de produire les résultats escomptés.

Amélioration du système

Tous les ordres ont indiqué posséder des processus pour développer ou mettre à jour les directives qu’ils fournissent aux déclarants. Alors que certains processus étaient formels, d’autres ne l’étaient pas. Il est possible d’améliorer la transparence dans tous les ordres en formalisant des politiques et des processus pour la révision et le développement des directives.

Le processus utilisé par les ordres pour déterminer identifier la nécessité de réviser ou d’élaborer des directives varie. Les ordres sont encouragés à mettre en œuvre une variété de méthodes, en plus d’un cycle de révision régulier, pour valider la nécessité de révisions ou de nouvelles directives. Ainsi, les ordres fourniraient à leurs inscrits des conseils opportuns, à jour et pertinents.

Engagements des ordres en matière d’amélioration

Les ordres se sont engagés à s’améliorer dans les domaines suivants :

• Formalisation des politiques et des processus d’examen et d’élaboration des politiques, des normes et des lignes directrices, lorsque les processus actuels sont informels;
• Intégration d’une évaluation des risques dans l’élaboration des normes, des directives et des politiques;
• Mise à jour des processus de révision pour permettre une vérification en temps utile de toutes les normes, directives et politiques afin de garantir leur pertinence par rapport aux pratiques professionnelles actuelles et en évolution, ainsi qu’à l’évolution des attentes du public.

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Domaine 6 : Aptitude à la pratique

Les ordres s’efforcent de garantir les qualifications, les compétences et les aptitudes des personnes exerçant la profession. Les ordres y parviennent en inscrivant des praticiens qualifiés, en fixant des exigences en matière de formation continue et de développement professionnel, en aidant les inscrits à répondre aux attentes en matière de pratique, en enquêtant sur les plaintes et en prenant des mesures disciplinaires à l’encontre des inscrits, le cas échéant. Les ordres devraient appliquer une « réglementation juste » à leurs processus d’inscription, d’assurance de la qualité, de plaintes et de discipline afin de s’assurer que l’activité réglementaire entreprise est proportionnelle au risque que représente la personne inscrite pour les patients et le public.

Pratiques louables

Le groupe de travail a repéré une pratique louable qui est incluse dans le rapport.

• Transparence de la procédure de plainte.
• Un ordre doit s’assurer que toutes les plaintes, tous les rapports et toutes les enquêtes sont menés en temps opportun et que les mesures nécessaires sont prises pour protéger le public. Lorsqu’il reçoit une plainte concernant un professionnel de la santé réglementé, l’ordre doit s’assurer que toutes les parties reçoivent une communication en temps opportun afin de soutenir la capacité du titulaire et du plaignant à participer efficacement au processus, d’accroître la transparence et d’améliorer l’équité procédurale.
• L’Ordre des physiothérapeutes de l’Ontario (OPO) présente de manière transparente les différentes étapes de son processus de traitement des plaintes sur sa page Web consacrée aux plaintes. Les informations sur la manière de déposer une plainte sont clairement identifiées et accessibles en 10 langues différentes. Il s’agit notamment d’informations sur la manière de demander un financement pour la thérapie et les conseils aux patients victimes d’abus sexuels de la part d’un physiothérapeute. Les plaintes peuvent être soumises par courrier, par voie électronique (au moyen du site Web ou par courriel) ou par téléphone si des aménagements sont nécessaires.
• Le groupe de travail a noté que la pratique consistant à fournir des informations sur la procédure de plainte en plusieurs langues dénote une volonté d’adapter sa procédure de plainte pour tenir compte d’une population diversifiée et assurer la confiance dans la procédure.

Forces collectives

Tous les ordres ont déclaré avoir mis en place des processus pour s’assurer que les personnes inscrites répondent aux exigences d’inscription applicables, tels que les processus d’examen et de validation des documents et de confirmation des informations soumises par des tiers au nom d’un demandeur. De plus, la majorité des ordres a mis en place des processus pour s’assurer de la révision périodique de l’évaluation des exigences d’inscription par rapport aux meilleures pratiques. Le groupe de travail a décelé une pratique notable de l’Ordre des technologues en radiation médicale et en imagerie de l’Ontario (OTRMIO). L’OTRMIO a développé pour les candidats internationaux une fiche de carrière qui fournit des instructions étape par étape sur le processus de demande, le processus d’évaluation et indique quels documents sont nécessaires pour soutenir une demande d’inscription. Cette fiche de carrière indique également le calendrier associé à l’inscription et les documents exigés aux candidats à chaque étape de l’inscription.

La majorité des ordres a indiqué avoir des processus pour évaluer la compétence continue des membres inscrits qui exercent la profession. Les processus permettent également de s’assurer que les personnes inscrites qui ont eu besoin d’un rattrapage après avoir participé au programme d’assurance de la qualité (AQ) de l’ordre démontrent par la suite les connaissances, les compétences et le jugement requis.

Le groupe de travail a identifié plusieurs pratiques notables liées à la mise en œuvre des programmes d’AQ de l’ordre. Il s’agit notamment des processus fondés sur le risque de l’Ordre des ergothérapeutes de l’Ontario (OEO) et de l’Ordre des optométristes de l’Ontario (OOO) pour la sélection des membres inscrits qui seront soumis à une évaluation continue des compétences dans le cadre du programme d’AQ. Le groupe de travail a noté que ces processus sont conformes aux principes de la « réglementation juste » et permettent d’identifier les déclarants à haut risque. Le processus de l’OOO comprend la classification des risques en quatre catégories, l’attribution d’une note de risque aux inscrits et l’utilisation de ces données comme base pour la sélection des déclarants qui seront soumis à une évaluation des compétences. L’OOO utilise ses données relatives aux plaintes pour identifier les domaines de pratique qui peuvent présenter un risque plus élevé et en tient compte dans la sélection des inscrits qui participeront au programme d’assurance qualité. En outre, les activités d’AQ se concentrent sur les domaines de pratique qui donnent l’image la plus précise de la pratique d’une personne inscrite et permettent des examens moins intensifs, à moins de la nécessité d’un examen complet exigé par une évaluation. L’Ordre des diététistes de l’Ontario (ODO) et l’ORCDO ont intégré à leurs processus d’AQ des méthodes permettant aux membres inscrits d’auto-évaluer les risques et d’assurer le suivi des domaines à améliorer.

La majorité des ordres a fait état de processus solides qui garantissent que les personnes impliquées dans les processus de plainte sont soutenues et reçoivent des mises à jour régulières sur l’avancement de leur plainte ou de leur dossier disciplinaire. Les ordres ont également indiqué communiquer de manière transparente et claire sur les étapes de la procédure de plainte et sur les aides disponibles pour les plaignants. Le groupe de travail a identifié une pratique notable de l’Ordre des massothérapeutes de l’Ontario (OMO). L’OMO met à disposition des informations sur la procédure de plainte dans plusieurs langues, notamment des renseignements en format audio. L’Ordre des naturopathes de l’Ontario (ONO) publie sur son site Web des renseignements sur les plaintes anonymes, y compris la date à laquelle la plainte a été déposée, les questions ou préoccupations incluses dans la plainte et l’étape actuelle du processus de traitement des plaintes. Lorsqu’une plainte est classée, l’ordre en communique le résultat ainsi que la date de clôture.

Amélioration du système

Les ordres sont encouragés à ce que leurs programmes d’AQ et certains aspects de leurs processus de plaintes et de discipline poursuivent l’intégration d’une approche d’une « réglementation juste ». Une plus grande cohérence dans l’utilisation et le développement de politiques et de processus qui soutiennent l’identification des domaines de pratique à risque supérieur et dans la mise en place de mesures correctives proportionnées améliorera le rendement des ordres. De plus, bien que de nombreux ordres communiquent aux inscrits les changements apportés aux normes de pratique ou aux directives de pratique, beaucoup ne fournissent ni outils ni conseils supplémentaires pour les aider à mettre en œuvre les changements requis ou les attentes dans leur pratique. Pour soutenir la prestation de soins à jour, sûrs, efficaces, performants et centrés sur le patient, les membres inscrits doivent être en mesure d’appliquer les directives pertinentes fournies par les ordres à la pratique et aux problèmes réels de leur pratique individuelle. ²

Le groupe de travail a noté que la pratique louable relative à la fourniture d’informations sur la procédure de plainte dans plusieurs langues différentes est applicable, et pourrait être mise en œuvre, dans tous les ordres. Il est également possible d’améliorer la cohérence entre les ordres en fournissant des réponses aux demandes de renseignements sur les processus de plaintes dans un délai de cinq jours ouvrables. Les ordres pourraient également fournir une transparence supplémentaire sur la manière dont ils évaluent les risques et hiérarchisent les enquêtes, les plaintes et les rapports. Enfin, une plus grande cohérence peut être atteinte en ce qui concerne la collaboration des ordres avec les autres organismes de réglementation pertinents et les partenaires externes du système (par exemple, les organismes d’application de la loi, les autres gouvernements, etc.) lorsque surviennent des difficultés avec une personne inscrite. Afin d’assurer une solide protection du public, les ordres sont encouragés à élaborer des politiques officielles décrivant les critères de partage de ces informations avec les autres organismes de réglementation concernés et les partenaires externes du système, dans le cadre juridique existant.

Engagements des ordres en matière d’amélioration

Les ordres se sont engagés à s’améliorer dans les domaines suivants :

• élaboration de politiques et de processus concernant l’éducation et le soutien fournis aux inscrits pour l’application des normes de pratique et des directives de pratique;
• Révision des programmes d’assurance qualité pour y intégrer une approche « juste » basée sur les risques;
• Amélioration des processus de suivi des délais de réponse aux demandes de renseignements sur la procédure de traitement des plaintes;
• élaboration de politiques et de critères cohérents pour le partage des préoccupations concernant un déclarant avec les organismes de réglementation et les partenaires externes du système, dans le cadre légal.

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7. Mesure, rapport et amélioration

La mesure et l’évaluation des rendements constituent des concepts essentiels de l’excellence réglementaire. Elles incluent la manière dont un ordre mesure, analyse et rend compte de ses rendements par rapport à ses objectifs stratégiques et à ses activités réglementaires, ainsi que la façon dont un ordre identifie et évalue les risques et comment il utilise les informations pour améliorer continuellement son rendement réglementaire.

Forces collectives

Les ordres ont indiqué s’efforcer à rendre compte de manière transparente de leurs rendements par rapport à leurs objectifs stratégiques et à leurs activités réglementaires. De nombreux ordres fournissent des mises à jour régulières lors des réunions du conseil en utilisant divers outils pour communiquer leurs progrès (par exemple, des notes d’information, des cartes de pointage équilibrées, des tableaux de bord).

Le groupe de travail a identifié une pratique remarquable de l’Ordre des technologistes de laboratoire médical de l’Ontario (OTLMO) concernant l’utilisation d’un registre des risques de gouvernance accessible au public. Tous les deux ans environ, le conseil de l’OTLMO examine les tendances en matière de risques afin de mettre à jour son registre des risques de gouvernance et de s’assurer que ni ses paramètres de politique ni les mesures que le conseil devrait prendre ne contiennent de lacunes importantes. Le groupe de travail a noté que l’utilisation d’une approche fondée sur le risque favorise l’efficacité de la réglementation en articulant clairement le rôle de l’ordre dans la compréhension et la prise en charge des risques actuels et émergents pour les clients et les patients. De plus, il a été noté que l’examen régulier des risques réglementaires et propres à la profession peut être effectué à l’aide de données internes et au niveau du système permettant ainsi aux ordres d’identifier de manière proactive les risques pour l’organisation et d’y répondre.

Amélioration du système

Bien que la majorité des ordres communique les résultats en termes de rendement, il est possible d’en améliorer l’uniformité entre les ordres. Les indicateurs clés de rendement peuvent être identifiés de manière plus cohérente, y compris les raisons de leur importance. En outre, il est possible de mieux communiquer sur la conversion des conclusions de l’examen des rendements et des risques en activités d’amélioration.

Engagements des ordres en matière d’amélioration

Les ordres se sont engagés à s’améliorer dans les domaines suivants :

• élaboration et mise en œuvre d’indicateurs de rendement clés pour mesurer les performances par rapport au plan stratégique, pour les ordres recourant aux mesures informelles;
• Mise en œuvre d’une approche formalisée du risque, ainsi que l’utilisation de données basées sur le risque;
• Développement de processus formels pour utiliser les données des indicateurs clés de rendement afin d’identifier les domaines à améliorer.

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